Taşınır Kayıt Birimi
08 Şubat 2021

Taşınır Kayıt Birimi

 

Taşınır Kayıt Yetkilisi

1.Yıl içerisinde, temini yapılan araçların giriş ve çıkış kayıtları ile mevcut araçların birimler arası yer değiştirme işlemlerini yürütmek.

1.1 Sisteme yeni alınan hizmet araçları ve acil yardım araçlarının giriş kayıtlarını MKYS ve ASOS üzerinden ilgili bütçe sınıfına göre (Genel Bütçe-Döner Sermaye Bütçesi vb.) yapmak.

1.2. MKYS üzerinden TİF(Taşınır İşlem Fişi) düzenlemek.

1.3. Hazırlanan TİF sonrası ilgili saymanlığa bildirim yapmak.

1.4. Söz konusu araçların ilgili birimlere ve acil yardım istasyonlarına teslimi için MKYS üzerinden çıkış yapılarak zimmet hazırlamak.

1.5. Araçların birimler arası yer değiştirmesi halinde MKYS üzerinden değişiklik yapmak.

2. Demirbaş, araç ve malzemelerin Sağlık Bakanlığına bağlı kurumlar ve diğer kurumlar arası devir işlemlerini yürütmek.

2.1.Sağlık kurumlarından gelen talep yazısına istinaden şayet talep karşılanabilecek durumda ise kurumun talep yazısı, teknik rapor, talep araç ise araç ruhsatı resmi yazı ile Sağlık Bakanlığına onay alınmak üzere göndermek.

2.2.Sağlık kurumları dışındaki kurumlardan gelen taleplerde ise talep yazısı, kurum belediye ise Belediye Meclis kararı, araç ise ruhsat fotokopileri ile taşıt muayene kontrol raporu hazırlanarak Müdürlüğümüz Destek Hizmetleri Başkanlığı’ na göndermek.

2.3.Bakanlık onayı alındıktan sonra, resmi yazı ile talepçi kuruma bildirerek, demirbaş, araç veya malzeme teslim etmek. MKYS üzerinden karşılıklı TİF' leri kesmek, ( Döner Sermaye bütçesi-Genel Bütçe vb. ) ilgili muhasebeye bildirmek. 

3. Teknik Destek-Ambulans Lojistik Biriminin yaptığı envanter çalışmalarında tespit ettiği veya birimler tarafından bildirilen hizmet verme özelliğini kaybeden veya ekonomik ömrünü tamamlamış araçların terkin HEK (Hurda-Eskimiş-Köhne) işlemlerini yapmak

3.1. HEK ' e ayrılacak araçlar için Karayolları veya Devlet Su İşleri İdaresinden bir mühendis, trafik teşkilatından bir uzman ve kurumdan yetkili bir personelinin imzasının bulunduğu Taşıt Muayene ve Kontrol Raporunu düzenlemek.

3.2. HEK ' e ayrılacak araçların ruhsat fotokopileri, Taşıt Muayene ve Kontrol Raporunu, resmi yazıyla birlikte Müdürlüğümüz Destek Hizmetleri Başkanlığı’ na göndermek.

3.3. Teslim karşılığında alınacak "Teslim Belgesi" ve “Araç Kayıttan Düşme ve Teklif Onay Tutanağı” ile birlikte bütçesine göre ilgili muhasebeye bildirilerek TİF düzenlenerek MKYS kayıtlarından düşülür.

4. Başhekimlik bünyesindeki birimlerden gelen demirbaş malzeme taleplerini değerlendirerek uygun olmayanların temin süreci için Müdürlüğümüz Destek Hizmetleri Başkanlığı’ na bildirmek, ilgili başkanlık tarafından temini yapılan demirbaşların teslim ve takibine ait işlemleri yapmak.

4.1. Tüm birimlerden demirbaş taleplerini almak.

4.2. Alımı yapılacak olan malzemelerin talep formlarını depo stok durumuna göre imzalayarak, Müdürlük Satın Alma Birimine iletmek.

4.3. Malzeme Talep Formlarını, temin için resmi yazıyla Müdürlüğümüz Destek Hizmetleri Başkanlığı’na  bildirmek.

4.4. Müdürlüğümüz Destek Hizmetleri Başkanlığı tarafından temin edilen demirbaşları, yüklenici firmadan teslim almak.

4.5.Teslim alınan demirbaşların, Mal Muayene ve Kabul Komisyonu tarafından kontrolü sonrası, Müdürlüğümüz Destek Hizmetleri Başkanlığı tarafından İhale Onay Belgesi ve Mal Muayene Denetim ve Komisyon Raporu ile Firmanın Faturası onaylanarak birime gönderme sürecini takip etmek.

4.6. Söz konusu evrakların birime gelmesinden sonra MKYS üzerinden demirbaşların girişini yaparak TİF düzenleyerek bütçesine göre ilgili muhasebe birimine göndermek.

5. İlgili birimlerin talep ettikleri demirbaşların birimlere teslimini yaparak gerekli kayıtları tutmak.

5.1. Tutanakla teslim edilen demirbaşlar için MKYS üzerinden zimmet hazırlamak ve ilgiliye imzalattırmak.

6. Tıbbi Cihaz/Teknik Destek Birimi çalışanının yapmış olduğu envanter çalışmalarında ve birimlerden gelen talepler doğrultusunda hasarlı veya kullanılamayacak halde olduğu tespit edilen demirbaşlar için HEK işlemlerini yapmak.

6.1. HEK işlemleri için öncelikle birim çalışanları, teknik eleman, Personel -Destek Hizmetleri Başkanı ve İl Sağlık Müdürünün imzalarını taşıyan Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağını düzenlemek

6.2. Onay sonrası hurda demirbaşlar için TİF kesilerek MKYS kayıtlarından düşmek.

6.3. Döner Sermaye Kaynaklı demirbaş hurdaları MKE' ye, Genel Bütçe Kaynaklı hurdalar ise Defterdarlık Milli Emlak Müdürlüğüne teslim etmek. Hurdaların ilgili yerlere teslimi sonrası bütçesine göre (Genel Bütçe-Döner Sermaye vb. )ilgili muhasebe birimine bildirmek.

7. Yıl içinde ihtiyaç duyulan personel kıyafet miktar ve ölçülerini belirleyerek, temini yapılan kıyafetlerin giriş ve çıkış kayıt işlemlerini tutmak.

7.1. Kıyafet temini Bakanlık tarafından yapılmayacak ise; Yıl içinde ihtiyaç duyulan kıyafetlerin sayı ve ölçülerini ASOS kayıtları üzerinden belirleyerek, Talep Formu düzenlemek ve temin için Müdürlüğe iletmek.

7.2. Müdürlüğümüz Destek Hizmetleri Başkanlığı tarafından temini yapılan kıyafetleri yüklenici firmadan teslim almak.

7.3. Teslim alınan kıyafetleri kontrol etmek.

7.4. Firma Faturasını onaylanarak göndermek ve MKYS üzerinden kıyafetlerin giriş kayıtlarını yaparak TİF düzenlemek ve ilgili muhasebe birimine göndermek.

7.5. Kıyafetlerin Sağlık Bakanlığı tarafından temini halinde sayı ve ölçüleri ASOS üzerinden belirleyerek bakanlığa göndermek.

7.6.Bakanlık tarafından temin edilen kıyafetleri teslim almak, TİF düzenleyerek ilgili muhasebe birimine göndermek.

7.7. Kıyafetleri, personellere hak edişlere göre dağıtmak ve MKYS üzerinden çıkışlarını yapmak.

8. Acil Yardım İstasyonlarında kullanılan tıbbi sarf malzemelerin yıllık talep miktarını belirleyerek, temini yapılan malzemelerin giriş işlemlerini ve depodan çıkışı yapılanların kayıt işlemlerini yapmak.

8.1.Ambulans Hizmetleri Yönetmeliğinde gösterilen ambulanslarda bulunması gereken tıbbi sarfların ihtiyaç duyulan miktarını, ASOS sistemi üzerinden tespit etmek. Temin için Malzeme Talep Formu ile Müdürlüğümüz Satın Alma Birimine iletmek.

8.2. Müdürlüğümüz Destek Hizmetleri Başkanlığıtarafından temini yapılan malzemeleri yüklenici firmadan teslim almak.

8.3.Teslim alınan malzemeleri kontrol etmek.

8.4. Müdürlüğümüz Destek Hizmetleri Başkanlığıtarafından gönderilen ilgili belgeler esas alınarak MKYS üzerinden malzemelerin giriş kayıtları yaparak TİF düzenlemek ve ilgili muhasebe birimine göndermek.

8.5. İstasyonlara, verilen tıbbi sarfların listesini gösteren ASOS çıktısını iki nüsha düzenleyerek birini istasyon personeline diğerini MKYS çıkış kayıt işlemlerini yapmak üzere birimde bırakmak.

8.6. MKYS üzerinden verilen tıbbi sarfların çıkışını yapmak.

9. Miadı yaklaşmış olan ilaçları teslim alarak, kayıt ve değişim işlemlerini yapmak.

16.1. İstasyonlardan teslim alınan miadı yaklaşmış ilaçların, yüklenici firma ile yapılan sözleşmede hüküm bulunması halinde yüklenici firma ile irtibata geçerek değişimini yapmak. Hüküm bulunmaması halinde ise sirkülasyonu fazla olan diğer sağlık kurumları ile görüşerek ilaç zayiatının asgari olması sağlamak.

17. Sarf depoda bulunan malzemelerden döner sermaye kaynaklı olanlar için aylık, genel bütçe kaynaklı olanlar için ise üç ayda bir hesaplar çıkararak saymanlığa göndermek.

8. Gerekli plan ve programlar hazırlanarak yıl içinde iki defa malzeme sayımı ve zimmet kontrolü yapmak.

8.1. Envanter çalışmaları MKYS 'yi esas alarak yürütmek.

8.2 Sayım ve kontrol sonucu tespit edilen eksik, hasarlı ve hurda malzemeler için gerekli işlemler başlatmak.

9. İzin/rapor durumlarında işlerin aksamaması adına birim personellerinin yapmış olduğu diğer görevleri de devam ettirmek.

10. EBYS ‘ni aktif olarak kullanarak, birime gelen-giden evrakları takip edip, Standart Dosya Planına uygun olarak arşivleyip ve yılsonunda Genel Arşiv Birimi’ ne teslim edilmesini sağlamak.

11. ASOS da tüm personel tarafından Sağlık Bakanlığı/İl Sağlık Müdürlüğü/İl Ambulans Servisi Başhekimliği tarafından gönderilen duyuru ve mesajlar okunacak ve okundu olarak işaretlenecektir. Tüm personel kendisine gönderilen duyuru veya mesaj içeriğinden sorumludur.

12. İl Ambulans Servisi Başhekimi ve Başhekim Yardımcısının sözlü veya yazılı verilen tüm talimatları yerine getirmek.

 

İlaç-Tıbbi Sarf Malzeme Depo Çalışanı

  1. İlaç, tıbbi sarf malzemelerin ihtiyaçlarının belirlenmesi ve alımı için gerekli çalışma ve yazışmaları yapmak ve teknik şartname hazırlamak.

  2. Ana depoya gelen ilaç, tıbbi sarf malzemelerin miktar ve miatlarının kontrolünü yapıp, minimum, kritik ve maksimum stok seviyelerini belirleyerek, ASOS kayıtlarının yapılması ve depoya uygun bir şekilde yerleştirilmesi işlemlerini sağlamak.

  3. Depoda kaydı bulunan ilaç ve sarf malzemelerin son kullanma tarihlerini takip ederek, miadı yaklaşan ilaçları atık deposuna atmak ve değişimini yapmak ve değiştirilen malzemelerin istasyon depolarına girişini sağlamak.

  4. İstasyon depolarında ve araç depolarında bulunan ilaç ve sarf malzemelerin istasyon sorumlularınca takibinin yapılmasını sağlamak, miadı geçen ve zayi ilaç ve malzemeler ile miadı yaklaşan vb. olanların ASOS üzerinden ana depo atık deposuna atılmasını sağlamak ve stok onayı vermek.

  5. İstasyonlarca değişimi yapılan malzemelerin ASOS üzerinden takas-hibe girişinden giriş yapılmasını sağlamak ve stok onayı vermek.

  6. İstasyonlar için kritik seviye referansı oluşturmak ve istasyonlara minimum,kritik ve maksimum stok seviyelerini tanımlamak.

  7. Deponun ısı ve nem durumunun kontrolünü yaparak ilgili forma yazmak.

  8. Yeşil ve kırmızı reçeteye tabi ilaçların kilitli bir dolapta depolanıp kayıtlarının tutulmasını sağlamak.

  9. Acil Sağlık Hizmetleri İstasyonlarının taleplerinin değerlendirilerek ASOS üzerinden istemlerini kontrol edip, istemleri hazırlamak ve her ayın ilk haftası dağıtım yapmaya başlamak. En geç 15 gün içinde dağıtımın yapılmasını sağlamak.

  10. İstasyon nöbetçi ekiplerinin ASOS a ilaç ve günlük sarf malzeme formlarını zamanında tam ve eksiksiz olarak sisteme girmesini sağlamak ve uygun olanları onaylamak.

  11. Kalite yönetim sistemi doğrultusunda birim kalite yönetimi çalışmalarında kendilerine verilen iş ve/veya işlemleri yapmak.

  12. İzin/rapor durumlarında işlerin aksamaması adına birim personellerinin yapmış olduğu diğer görevleri de devam ettirmek.

  13. EBYS ‘ni aktif olarak kullanarak, birime gelen-giden evrakları takip edip, Standart Dosya Planına uygun olarak arşivleyip ve yılsonunda Genel Arşiv Birimi’ ne teslim edilmesini sağlamak.

  14. ASOS da tüm personel tarafından Sağlık Bakanlığı/İl Sağlık Müdürlüğü/İl Ambulans Servisi Başhekimliği tarafından gönderilen duyuru ve mesajlar okunacak ve okundu olarak işaretlenecektir. Tüm personel kendisine gönderilen duyuru veya mesaj içeriğinden sorumludur.

  15. İl Ambulans Servisi Başhekimi ve Başhekim Yardımcısının sözlü veya yazılı verilen tüm talimatları yerine getirmek.

  

Taşınır Kayıt Personeli

  1. Ana depoda bulunan temizlik malzemelerinin istasyonlara verilmek üzere hazırlanmasını ve dağıtımını sağlamak.

  2. Aylık ilaç-sarf malzemelerin istasyonlara verilmek üzere hazırlanmasına yardım ederek dağıtımını sağlamak.

  3. Kıyafetleri, çalışanlara belirlenen listeye göre hazırlamak, dağıtımını ve teslimini sağlamak.

  4. Firmalardan veya Müdürlükten gelen malzemelerin depolara yerleştirilmesini sağlar.

  5. Başhekimlikte bulunan ilaç-sarf, kırtasiye, malzeme depolarının temizlik ve düzeninden sorumludur.

  6. İzin/rapor durumlarında işlerin aksamaması adına birim personellerinin yapmış olduğu diğer görevleri de devam ettirmek.

  7. İl Ambulans Servisi Başhekimi ve Başhekim Yardımcısının sözlü veya yazılı verilen tüm talimatlarını yerine getirmek.